Certains documents ne sont pas librement communicables et sont soumis à des modalités particulières de consultation. Ils requièrent une instruction préalable ou une autorisation particulière.
En raison de son état matériel, la consultation du document peut être restreinte pour des motifs de conservation. Les responsables du centre de ressources documentaires pourront accorder ou refuser une autorisation de consultation exceptionnelle.
Certains documents sont soumis aux délais de communicabilité prévus par l'article L.213-2 du Code du patrimoine. Il est toutefois possible d'en obtenir la consultation avant l'expiration de ces délais en adressant une demande de dérogation à la direction du musée.
En application de l'article L.213-6 du Code du patrimoine, les propriétaires conservent la possibilité de fixer des conditions à la communication ou à la reproduction des archives qu'ils ont données ou déposées. Les services d'archives doivent s'y conformer. La consultation de ces documents est donc subordonnée à une autorisation préalable délivrée par les ayants droits.